Le terme « onboarding » fait référence aux processus par lesquels les nouvelles recrues sont intégrées dans l'organisation. Le programme comprend des activités qui permettent aux nouveaux employés de suivre un processus initial d'orientation des nouveaux employés et de se familiariser avec la structure, la culture, la vision, la mission et les valeurs de l'organisation.
Les professionnels des RH du monde entier conviennent que le développement et l'utilisation de stratégies d'acquisition de talents sont essentiels pour garantir que les organisations restent concentrées sur les meilleures recrues. Par la suite, des processus efficaces d'intégration des employés sont impératifs pour aider les nouveaux employés à comprendre et à valoriser les normes de l'entreprise.
Pour les responsables RH, il s'agit d'un cycle de chaîne en boucle continue - acquisition de talents, programmes d'intégration, engagement des employés, gestion des performances, avancement professionnel et stratégies de rétention des employés. Chaque partie de la chaîne de boucle détient sa propre valeur et contribue de manière significative au renforcement global du cycle.
Une étude récente de Gallup a révélé que seulement 12 % des employés estimaient que leur entreprise avait fait du bon travail avec le programme d'intégration. La conséquence malheureuse ici est un roulement important au cours de la première année d'emploi, un faible engagement des employés et un faible niveau de satisfaction des employés parmi les autres travailleurs de l'entreprise.
Des études suggèrent également que seulement 29 % des nouvelles recrues se sentent suffisamment encouragées pour offrir des performances exceptionnelles dans leurs nouveaux rôles. Un programme d'intégration efficace vise à éduquer, engager et retenir les employés en tant que membres productifs d'une organisation.
La mise en œuvre d'un programme d'intégration cohérent apportera les avantages suivants :
Un programme d'intégration des nouveaux employés est complet et, dans certaines organisations, peut durer jusqu'à 12 mois. Il est important de noter que l'intégration et l'orientation sont deux processus distincts et qu'il ne faut pas les confondre. L'orientation implique généralement le processus de remplir la documentation nécessaire, tandis que l'intégration est un programme plus complet qui implique la direction et d'autres employés.
Vous trouverez ci-dessous les étapes importantes requises pour mettre en œuvre le programme d'intégration parfait :
Le recrutement des employés est le processus d'identification et de sélection du candidat idéal pour combler un poste vacant. Le rôle des RH est de créer de multiples supports par lesquels les candidatures sont mises à disposition pour répondre aux besoins en main-d'œuvre. Le rôle des RH est également de s'assurer que le processus de recrutement respecte les valeurs et la culture de l'entreprise. Cela comprendrait l'embauche conformément aux stratégies de diversité et d'inclusion (D&I) de l'entreprise.
Le programme d'intégration des nouveaux employés commence dès la publication et l'acceptation ultérieure de l'offre d'emploi. Au cours de cette étape, les RH sont tenues de publier une offre d'emploi complète indiquant les détails du package, d'expliquer le rôle/description du poste, de discuter des attentes en matière de performances, de convenir d'une date d'arrivée et d'autres informations nécessaires relatives au poste.
Le pré-embarquement est la période entre laquelle un individu accepte une offre d'emploi et le premier jour du nouvel emploi. Ce processus peut être un excellent moyen pour l'entreprise de familiariser et de connecter les employés avec leurs valeurs et leur culture organisationnelles. Cette étape peut également servir de moyen informel d'accueillir et de connecter les employés avec d'autres travailleurs de manière plus conviviale. Pendant que toutes les approbations obligatoires de signature de formulaire, de documentation, d'informatique et de sécurité sont en cours de traitement, les nouvelles recrues peuvent bénéficier de l'opportunité de se familiariser avec les départements et les pairs concernés.
Le premier jour - nouvel emploi, nouveau rôle, nouvelles attentes et nouveaux collègues. Pour un nouvel employé, toute l'expérience peut sembler un peu intimidante au début. Les professionnels des RH sont chargés de veiller à ce que l'expérience d'un nouvel employé soit la plus cordiale et accueillante possible. Préparez un calendrier à l'avance, qui comprend le processus de documentation, l'introduction avec le personnel des RH et du service, l'envoi d'un e-mail de bienvenue et l'encouragement de conversations amicales entre collègues, de discussions autour d'un café et de pauses-café régulières.
Une partie d'un programme d'intégration réussi comprendra la préparation de plans de mentorat et de formation pour les nouvelles recrues. Les systèmes de mentorat ou les programmes de formation peuvent être formels ou informels. Une approche intéressante consisterait à planifier des séances de formation ou de coaching hebdomadaires ou bimensuelles pour aider les nouveaux employés à comprendre les exigences du poste et leur créer des opportunités de contribuer avec succès.
Le mentorat est considéré comme une aide au transfert des connaissances, à l'apprentissage organisationnel et à la communication interdépartementale. La recherche suggère que le mentorat informel est susceptible d'apporter des avantages à long terme à une organisation. Les cafés-causeries et les pauses-café peuvent également être utilisés comme des outils essentiels pour transmettre des informations pertinentes et partager des expériences professionnelles de manière plus décontractée et conviviale.
Des mentors peuvent être affectés au nouvel employé pour une période plus longue selon la façon dont le plan de mentorat/formation est élaboré. Dans la plupart des cas, la relation mentor/nouvel employé se construit de manière positive. Le concept des pauses-café et des cafés-causeries a entraîné un changement positif dans la façon dont les travailleurs restent en contact les uns avec les autres.
Nous devons comprendre que l'intégration n'est pas une approche ponctuelle. Des examens et des suivis réguliers sont des segments essentiels du programme d'intégration. Idéalement, créez un calendrier de 30 jours, 90 jours, semestriel et de fin d'année pour vérifier et déterminer le niveau de progrès. Le personnel des RH peut engager de nouveaux employés dans des conversations concernant les objectifs de l'entreprise, l'évaluation des performances, les systèmes de récompenses et les opportunités de croissance.
Dans une approche informelle, la meilleure façon de s'engager dans des discussions consisterait à discuter et à faire des pauses-café amicales. Les cafés-rencontres réguliers entre collègues peuvent également être une excellente occasion d'identifier le niveau de satisfaction des employés.
La recherche révèle qu'un énorme 40% des adultes déclarent se sentir seuls. Construire de meilleures relations au travail grâce à l'utilisation efficace des conversations et des pauses-café peut permettre aux employés de se sentir plus engagés et moins isolés dans un nouvel environnement de travail.
Le personnel des RH et les supérieurs hiérarchiques doivent élaborer un plan dans lequel les nouveaux employés ont la possibilité de se connecter à un niveau personnel avec des collègues ou des superviseurs qui peuvent les aider à réussir. C'est là que le concept de café-causerie, de café entre collègues et de pause-café s'intègre parfaitement.
Dans un scénario idéal, toutes les organisations visent à atteindre les objectifs de l'entreprise, à valoriser les stratégies de diversité et d'inclusion (D&I) de l'entreprise, à atteindre les objectifs d'acquisition de talents, à minimiser les taux de roulement et à augmenter le nombre d'engagements des employés. Il est donc impératif de retenir les talents en veillant à ce que la première année du nouvel employé au sein de l'entreprise soit positive, utile et productive.
